Jak zdefiniować wymagania aplikacji? Scoping Session.

Wstęp

Około 30% projektów IT ponosi porażkę ze względu na błędnie zdefiniowane wymagania (źródło). Ich poprawne sporządzenie jest niezbędne do optymalnego doboru technologii, a także metod projektowania produktu cyfrowego. Niedbałe podejście do tego etapu prac projektowych może być bardzo kosztowne w skutkach. Względny koszt zmiany na etapie definicji wymagań jest nieporównywalnie niższy niż w przypadku późniejszych prac, takich jak np. projektowanie czy programowanie (patrz: grafika poniżej).

Celem zminimalizowania ryzyka pojawienia się problemów oraz jednoczesnego maksymalnego zaspokojenia potrzeb klientów, warto jasno określić funkcjonalności systemu za pomocą sprawdzonych metod. Metodą, która pozwala na efektywny start jest warsztat Scoping Session. Czym dokładnie jest? Jaką wartość niesie i jakie są produkty końcowe takiego warsztatu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule. 

Czym jest Scoping Session?

Scoping Session to warsztat, który pozwala na ustalenie zakresu, wymiaru pracy zespołu projektowego oraz budżetu niezbędnego do dostarczenia w pełni funkcjonalnego produktu cyfrowego. Umożliwia precyzyjne opracowanie backlogu, a tym samym przygotowanie do efektywnego rozpoczęcia realizacji projektu. W 300.codes Scoping Session jest ściśle powiązany z warsztatami UX i odbywa się zawsze na koniec etapu odkrywania produktu (Discovery). Dzięki temu zespół projektowy jest w stanie odpowiednio doprecyzować  listę wszystkich pomysłów na funkcjonalności, powstałych podczas ćwiczeń kreatywnych takich jak np. Value Proposition Canvas, stanowiących element warsztatów UX. 

Jak przebiegają warsztaty Scoping Session?

W 300.codes jesteśmy zwolennikami stosowania możliwie najbardziej efektywnych, a nie wystandaryzowanych i szablonowych, ram współpracy.. Elementy warsztatu dostosowujemy w zależność od specyfiki danego projektu (więcej o naszej butikowej jakości dostarczania oprogramowania tutaj: The Software Boutique: co to znaczy?). Dla przybliżenia Ci idei warsztatu Scoping Session, opisujemy poniżej dwa najpopularniejsze zadania wykonywane celem realizacji założeń warsztatowych. 

User Story Mapping

User story mapping to technika tworzenia zakresu wymagań do nowego produktu cyfrowego lub po prostu nowej funkcjonalności. Jej główną zaletą jest znaczne ułatwienie i uporządkowanie procesu definiowania wymagań, a także ustalania priorytetów prac rozwojowych. Proces mappingu odbywa się poprzez umieszczenie zadań (historyjek) użytkownika na mapie, w podziale na zdefiniowane wcześniej segmenty – role (np. użytkownik lub administrator). Mapa jasno przedstawia jak każda pojedyncza historyjka wpasowywuje się w produkt. Łatwo dzięki temu dostrzec ewentualne luki i zdefiniować priorytety. Ponadto na podstawie mapy można z łatwością określić, jaki problem rozwiązuje Twój produkt, z perspektywy różnych grup interesariuszy.

Definiowanie problemu

Definiowanie problemu to ćwiczenie, którego celem jest przede wszystkim zdiagnozowanie problemów, z którymi mogą zetknąć się zarówno osoby zarządzające produktem, jak i jego użytkownicy. Problemy dzielone są na następujące grupy:

• Technologia, np. konieczność integracji z nieutrzymywanym od wielu lat systemem ERP, co może znacząco skomplikować i wydłużyć proces publikacji
• Użyteczność, np. złożone wymagania sprzedażowe utrudniające funkcjonalność serwisu, w szczególności na urządzeniach mobilnych
• Biznesowe, np. ograniczona dostępność decydentów zaangażowanych na etapie projektowania interfejsu produktu
• Konkurencja, np. duże nasycenie rynku i duża konkurencja – ważne jest, aby produkt zapewniał wyjątkową wartość

Efekty ćwiczenia definiowanie problemu zazwyczaj bardzo łatwo zamienić na listę wymagań niefunkcjonalnych, a także potencjalnych ryzyk projektowych. Zdiagnozowanie ich na samym początku projektu pozwala na przygotowanie odpowiedniej architektury i struktury produktu cyfrowego oraz przyjęcie właściwej metody mitygacji wszelkich ryzyk.

Czym są wyniki prac i jaka jest ich wartość?

Aby warsztat Scoping Session przyniósł realną wartość, kluczowe jest opracowanie odpowiednich wyników prac, pełniących rolę podsumowania. Standardem naszych działań jest przygotowanie dokumentacji, która zawiera elementy przedstawione poniżej.

Lista wymagań

Lista wymagań to główny efekt prac ćwiczenia User Story Mapping. Składa się ona zarówno z wymagań funkcjonalnych, jak i niefunkcjonalnych, czyli tych, które dotyczą np. wydajności, bezpieczeństwa, dostępności czy użyteczności. Lista dzielona jest na odpowiednie zbiory (epics oraz user stories), które ułatwiają nawigację i weryfikację, którego dokładnie elementu systemu dotyczy dana historyjka. Przykładowy fragment listy wymagań dostępny jest poniżej.

Ryzyka projektowe

Sporządzenie rejestru ryzyk projektowych to działanie odwołujące się do jednej z wyznawanych przez nas wartości dostarczania oprogramowania – proaktywności. We wdrażaniu projektów IT, charakteryzujących się bardzo wieloma zmiennymi, jest ona absolutnie niezbędna. Ryzyka i sposoby ich mitygacji są integralną częścią podsumowania oferowanych przez 300.codes warsztatów. Zarządzanie nimi jest kluczowe z punktu widzenia płynności i poprawności realizowanych prac. Oprócz samej diagnozy ryzyk, przygotujemy dla Ciebie wstępną propozycję ich mitygacji.

Estymacja kosztów

Dzięki zdefiniowanej liście wymagań zespół wdrożeniowy jest w stanie sporządzić estymację dni roboczych niezbędnych do przeprowadzenia wszystkich prac. Estymacja przygotowywana jest w podziale na odpowiednie zbiory wymagań (epics oraz user stories). Pozwala to na ocenę czasochłonności i kosztów wdrożenia poszczególnych elementów systemu. W przypadku, gdy kosztorys jest zbyt wysoki lub harmonogram zbyt długi, istnieje możliwość przeprowadzenia wersjonowania systemu, czyli określenia wymagań do wdrożenia w pierwszej publikacji i tych, które zastosować można później.

Wstępny harmonogram projektu

Scoping Session pozwoli Ci poznać przybliżony harmonogram, który oparty jest o estymację prac całego zespołu. Pamiętaj, że jeżeli zależy Ci na czasie, dostępne są metody na jego przyspieszenie – w szczególności na etapie designu (np. design studio lub design sprint). Harmonogram przygotowywany jest w formie diagramu Gantta, w podziale na poszczególne obszary (np. UX, UI, Analityka, Development) oraz sprinty.

Wnioski

Przeprowadzenie warsztatów Scoping Session to bardzo dobra decyzja, która w dużej mierze przyczyni się do sukcesu wdrażanego przez Ciebie projektu. Ponadto jest to najlepszy sposób na weryfikację jakości dostarczanej przez rozważanego dostawcę, bez podejmowania większego (zbyt kosztownego) ryzyka.

Przystępując do współpracy z klientami na etapie Scoping Session, jako 300.codes nie pozostawiamy cienia wątpliwości, czy warto kontynuować z nami współpracę. Świadczy o tym fakt, że ~92% klientów, dla których przeprowadziliśmy Scoping Session, zdecydowało się również skorzystać z naszych usług w zakresie wdrożeniowym.

Jeżeli planujesz wdrożyć produkt cyfrowy, skontaktuj się z nami – opublikowaliśmy już ponad 50 produktów cyfrowych dla klientów z 6 różnych krajów.