HCP Event: skrócenie czasu obsługi wydarzeń o ponad 50%

Wyzwanie

Klient – wiodąca globalna firma z sektora ochrony zdrowia (NDA) – zmagał się z poważnymi nieefektywnościami w zakresie zarządzania zgłoszeniami wydarzeń, organizacją konferencji oraz obsługą powiązanej dokumentacji. Istniejący system był rozproszony, co skutkowało:

• Czasochłonnymi, manualnymi procesami obsługi zgłoszeń wydarzeń
• Trudnościami w zarządzaniu budżetami, akceptacjami i generowaniem dokumentów
• Brakiem jednej platformy do śledzenia i automatyzacji kluczowych procesów konferencyjnych
• Ograniczonymi możliwościami raportowania w kontekście monitorowania wydajności i zgodności z przepisami

Celem klienta było wdrożenie rozwiązania, które uprości i zautomatyzuje te procesy, zapewniając jednocześnie dokładność, skalowalność i zgodność z rygorystycznymi regulacjami branżowymi.

Wdrożenie technologiczne

Zespół deweloperski wykorzystał nowoczesne technologie, aby stworzyć intuicyjną i niezawodną platformę:

• Backend: Node.js – skalowalne i wydajne przetwarzanie po stronie serwera
• Frontend: Nuxt.js i Vue.js – responsywny interfejs, przyjazny dla użytkownika
• Styling: Tailwind CSS – nowoczesny, spójny i lekki interfejs wizualny

Platforma została wzbogacona o zaawansowaną automatyzację, integrację z usługami podpisu dokumentów oraz bezpieczne API umożliwiające płynną integrację z istniejącymi systemami klienta.

Rozwiązanie

HCP Event został wdrożony jako kompleksowa platforma do zarządzania wszystkimi aspektami wydarzeń i konferencji, obejmująca:

• Automatyzację procesów zgłoszeniowych – uproszczenie obsługi zgłoszeń, weryfikacji i zatwierdzeń wydarzeń
• Automatyczne generowanie dokumentów – automatyczne tworzenie, podpisywanie i publikowanie dokumentów takich jak umowy, ankiety czy potwierdzenia rezerwacji
• Zarządzanie kosztami – usprawnienie procesów kosztowych oraz bieżąca aktualizacja budżetów w czasie rzeczywistym
• Narzędzia raportowe – dynamiczne, automatyczne raporty do analizy efektywności, audytów zgodności i raportowania dla kadry zarządzającej

Rozwiązanie uwzględniało hierarchię organizacyjną firmy poprzez dostosowane role użytkowników i poziomy dostępu, zapewniając bezpieczeństwo danych i kontrolę nad przepływem informacji.

Rezultaty

Wdrożenie platformy HCP Event przyniosło wymierne korzyści:

• Zwiększenie efektywności: Czas obsługi wydarzeń skrócony o ponad 50%
• Oszczędności kosztowe: Redukcja błędów manualnych i optymalizacja wykorzystania zasobów
• Zgodność z przepisami: Automatyzacja procesów i gotowość do audytów zapewniły pełną zgodność z regulacjami branżowymi
• Możliwość skalowania: Obsługa rosnącej liczby wydarzeń bez zwiększania obciążenia administracyjnego

Klient odnotował znaczną poprawę elastyczności operacyjnej i satysfakcji użytkowników końcowych, a HCP Event stał się kluczowym narzędziem w ekosystemie zarządzania wydarzeniami.